PENILAIAN KINERJA

Sasaran Penilaian Kinerja

ELEMEN PENILAIAN KINERJA

Penilaian kinerja mencangkup :

Ø  Perbaikan kinerja

Ø  Pengembangan karyawan

Ø  Kepuasan karyawan

Ø  Keputusan kompensasi

Ø  Ketrampilan berkomunikasi

Suatu susunan faktor-faktor kinerja yang mengesankan bukan? Marilah melihat setiap faktor tersebut secara lebih mendalam.

PERBAIKAN KINERJA

Kinerja diukur dalam hal :

Ø  Kecepatan

Ø  Kualitas

Ø  Layanan

Ø  Nilai

Ukuran tersebut dan ukuran lainnya menjadi semakin penting dalam mencapai dan mempertahankan keunggulan bersaing. Kebanyakan perusahaan besar sudah berfokus pada ukuran-ukuran tersebut, dan banyak yang menuntut pemasoknya untuk melakukan hal yang sama. Jika Anda tidak mengikuti item-item tersebut, berikut ini ada beberapa alasan mengapa Anda harus melakukannya.

KECEPATAN

Kita hidup disebuah dunia di mana perusahaan mencapai mass customization dengan sistem persediaan just-in-time.

Sistem persediaan just-in-time dirancang untuk membeli hanya bahan baku yang diperlukan untuk produksi hari ini. Hal ini memunhkinkan perusahaan untuk menghindari biaya penyimpanan dan penanganan yang mahal. Beberapa perusahaan begitu mahir dalam just-in-time, sehingga mereka sekarang memesan bahan baku berdasarkan shift dan bukannya berdasarkan hari.

BAHASA SEDERHANA

Mass customization adalah proses mengadaptasikan produk atau jasa Anda untuk memenuhi kebutuhan pelanggan individual sambil melayani ribuan pelanggan setiap harinya

Motorola menerapkan kedua teknik tersebut. Anda dapat memesan lima telepon seluler dari Motorola, masing-masing dengan fitur dan warna yang berbeda dan menerima antaran pesanan tersebut keesokan harinya. Ada banfak faktor yang mempengaruhi kemampuan Motorola untuk meraih kecepatan ini :

Ø  Wiraniaga harus memasukkan pesanan dengan cepat.

Ø  Bahan baku harus dipesan agar datang  just-in-time.

Ø  Pemasok harus mengantarkan bahan baku tepat waktu.

Ø  Bahan baku harus bebas dari kerusakan atau cacat.

Ø  Personil produksi harus memasang telepon dengan efisien.

Ø  Tim pengiriman harus memilih metode yang cepat, andal, dan cost-effective untuk megantarkan pesanan ke pelanggan tepat pada waktunya.

Ø  Perusahaan angkutan harus mengantarkan tepat waktu.

Siklus keseluruhan tersebut dari memasukkan pesanan sampai mengantarkan produk jadi, melibatkan ratusan, jika tidak ribuan orang yang kinerjanya harus cepat dan bebas dari kesalahan.

Itu hanyalah salah satu contoh mengapa kecepatan menjadi alat pengukuran kinerja yang penting.

KUALITAS

Kecepatan tanpa kualitas adalah sia-sia. Jika salah satu pemasok Motorola mengirim bahan baku yang rusak, maka sistem tersebut secara keseluruhan menjadi gagal. Pelanggan akan kecewa, terjadi tekanan tambahan pada jadwal produksi dan biaya pengerjaan ulang yang berat. Tidak ada yang menang. Kualitas  merupakan suatu keharusan dalam pengukuran kinerja.

LAYANAN

Tanyai setiap orang dan Anda akan mendapati bahwa layanan yang buruk (selama atau setelah penjualan) akan menghapuskan manfaat apapun yang dicapai dari kecepatan dan kualitas. Itulah konsep pelanggan internal seperti halnya pelanggan eksternal.

BAHASA SEDERHANA

Pelanggan internal adalah orang-orang dalam organisasi Anda yang mengandalkan layanan Anda. Pelanggan eksternal adalah orang-orang di luar organisasi Anda yang Anda layani

Beberapa departemen melayani baik pelanggan internal maupun eksterna. Departemen akuntansi memberikan informasi keuangan bagi manajer operasional yang merupakan pelanggan internal. Mereka juga melaporkan hasil keuangan kepada pelanggan eksternal, seperti para pemegang saham, bankir dan mungkin ke Bapepam.

NILAI

Pelanggan selalu meminta nilai. Apakah ini berarti bawa mereka selalu ingin membayarkualitas yang lebih tinggi? Lihatlah contoh berikut untuk mempelajari bagaimana sebuah printer menjawab pertanyaan tersebut.

BAHASA SEDERHANA

Nilai adalah kombinasi dari kualitas dan harga yang memungkinkan pembeli untuk merasakan bahwa mereka mendapatkan sesuatu yang lebih daripada yang mereka bayarkan.

Kebanyakan orang tidak dapat menjelaskan perbedaan antara hasil pencetakan yang bagus dan yang luar biasa. Karena perbedaan tersebut tidak begitu terlihat, kebanyakan pelanggan tidak mau membayar seharga hasil pencetakan yang luar biasa. Jadi, kuncinya adalah persepsi pelanggan terhadap kualitas. Jika pelanggan tidak melihat perbedaan dalam kualitas, mereka tidak bersedia membayarnya.

TIP

 

Pada saat Anda membuat ukuran untuk digunakan dalam penilaian kinerja, bertanyalah pada diri Anda, “Apakah perbaikan dalam ukuran ini akan bernilai bagi pelanggan?”

Keempat kriteria tersebut kecepatan, kualitas, layanan dan nilai, adalah dasar untuk menilai kinerja karyawan Anda. Segera setelah Anda mengevaluasi kinerja mereka saat ini, Anda dapat membantu mengembangkan rencana perbaikan mereka.

PENGEMBANGAN KARYAWAN

Segmen proses penilaian kinerja ini berhubungan dengan keahlian karyawan. Keahlian apa yang dimiliki oleh karyawan tersebut? Keahlian apa yang diperlukan untuk masa yang akan datang? Apakah karyawan memiliki latar belakang yang cukup untuk dibangun atau apakah seharusnya mereka mempertimbangkan karir yang lain? Jika karyawan tersebut mampu mengembangkan keahliannya, dimanakah mereka dapat memperoleh pelatihan yang tepat? Jika mereka dapat mengembangkan keterampilan yang diperlukan, apakah mereka memiliki minat yang cukup pada pekerjaan tersebut sehingga hal itu dapat membantu mengembangkan ketrampilan terebut?

Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan itu penting bagi keberhasilan karyawan Anda. Penilaian kinerja membantu Anda melaksanakan peran Anda bagi penasihat dan pelatih. Tidak ada pekerjaan yang lebih hebat selain membantu orang lain untuk menjadi yang terbaik. Untuk melakukan hal tersebut, Anda harus :

Ø  Melihat kekuatan karyawan Anda dengan sungguh-sungguh.

Ø  Mendorong mereka untuk maju.

Ø  Memberikan wawasan dan alat untuk membantu kemajuan mereka.

Ø  Merayakan keberhasilan mereka.

Ø  Membantu pekerjaan mereka pada masa-masa sulit.

Lakukan peran ini dengan baik, maka Anda akan mengembangkan karyawan yang sangat sukses yang menghargai kepemimpinan Anda. Selain itu Anda juga membuka pintu untuk peluang yang lebih besar bagi diri Anda sendiri

KEPUASAN KARYAWAN

Pernakah Anda mencoba untuk meningkatkan kinerja seorang karyawan yang tidak bahagia?

Penilaian kinerja dapat membantu Anda mengantisipasi dan seringkali mencegah ketidakpuasan karyawan. Penilaian kinerja membantu Anda menemukan sikap karyawan terhadap :

Ø  Keanekaragaman

Ø  Pertumbuhan

Ø  Tantangan

Ø  Pembelajaran

Ø  Partisipasi

Ø  Keamanan

Ø  Otonomi

Ø  Uang

Ø  Kemampuan mereka sendiri

Dalam pelajaran 4 dengan judul “Mengupayakan Kepuasan Karyawan”, saya membahas setiap faktor tersebut dan pengaruhnya terhadap kinerja dan kepuasan kerja karyawan. Anda juga akan mempelajari beberapa teknik untuk mengantisipasi dan mencegah ketidakpuasan karyawan. Untuk saat ini, saya hanya ingin Anda mengetahui bahwa perubahan sikap karyawan merupakan tanda-tanda adanya perubahan dalam kepuasan kerja.

Jika saya membaca berita mengenai karyawan yang keluar dari pekerjaan mereka untuk pindah ke pekerjaa yang gajinya lebih rendah, saya bertanya-tanya dalam hati apakah pemimpinnya terkejut pada waktu karyawan tersebut memberi tahu bahwa ia berhenti bekerja. Jangan biarkan diri Anda terkejut apabila kehilangan karyawan yang bagus. Belajarlah untuk membaca tanda-tanda perubahan tersebut.

TIP

Jika anda tidak mahir membaca bahasa tubuh, dengarkan tanda-tanda verbal atau ajukan pertanyaan-pertanyaan yang penting, tambahkan hal-hal tersebut kedalam daftar ketrampilan yang ingin Anda kembangkan.

KEPUTUSAN KOMPENSASI

Beberapa tahun yang lalu, salah satu klien saya meminta saya untuk mengevaluasi program bonusnya. Program bonus tersebut adalah sebagai berikut : setiap akhir tahun dia akan menentukan apakah perusahaannya memperoleh laba atau rugi. Jika memperoleh laba, dia akan memutuskan berapa besar persentase dari laba tersebut yang akan dibayarkan sebagai bonus serta kepada siapa saja bonusitu akan diberikan. Namun pada tahun merugi, dia tidak membayar bonus.

Saya bukannya mengevaluasi programnya, melaikan meminta dia untuk mengevaluasi program tersebut dari sudut pandang karyawan.

Misalnya anda seorang karyawan yang baik. Anda dapat dipercaya, anda hanya memerlukan sedikit saja pengawasan, anda selalu melakukan pekerjaan yang berkualitas dan bahkan anda menemukan beberapa cara untuk menjadi produktif. Pada akhir tahun ini anda memperoleh bonus. Anda merasa bahwa anda patut menerimanya bukan?

Pada tahun berikutnya, anda terus menunjukan perilaku yang sama dan bahkan menemukan cara yang lebih banyak untuk meningkatkan produktivitas anda. Namun perusahaan ternyata mengalami rugi, sehingga anda tidak memperoleh bonus. Alasannya karena penjualannya menurun.

Sekarang, meskipun anda tidak bertanggungjawab atas penjualan, anda berpikir “bukan kesalahan saya jika penjualan turun: saya melakukan pekerjaan saya dengan baik. Tidaklahadil jika memberi penalti kepada saya untuk kesalahan yang dilakukan oleh orang lain.”

Anda benar! Anda tidak seharusnya diberi penalti, namun hal tersebut terjadi setiap harinya.

TIP

Selalu kaitkan kompensasi karyawan Anda dengan hasil-hasil yang bisa dikuantifikasi. Lalu pastikan bahwa mereka dapat menelusuri kemajuan mereka dalam mencapai hasil tersebut. Hal ini akan menghilangkan elemen “terkejut” dalam

Hal lain yang salah dengan sistem klien saya itu adalah karyawan tidak tahu apa yang diharapkan agar memperoleh kompensasi. Sangatlah sulit untuk tetap termotivasi jika penghargaannya tidak jelas. Berikut ini cara untuk menggunakan penilaian kinerja untuk mencegah masalah-masalah tersebut :

Ø  Selama proses penilaian, Anda dan karyawan Anda menyepakati arah dan sasaran kinerja serta pengembangan personal.

Ø  Anda juga menyepakati kompensasi di masa mendatang untuk berbagai tingkat pencapaian

Ø  Akhirnya, Anda berdua (dan karyawan Anda) membuat sistem pemantauan yang memungkinkan karyawan memantau kemajuan mereka.

Pendekatan yang sederhana ini membuat keputusan kompensasi di masa mendatang tidak terelakkan lagi. Seperti yang Anda ketahui, penilaian kinerja merupakan alat yang luar biasa untuk menghindari sakit kepala yang biasanya berkaitan dengan peninjauan gaji.

KOMUNIKASI

Dalam dunia yang maju pesat seperti sekarang ini, komunikasi merupakan suatu keharusan. Saya bertaruh kalau sebagian besar dari Anda tidak memiliki waktu untuk berkomunikasi sebanyak dulu.

Jika kita terburu-buru, maka kita akan lupa memberi tahu karyawan tentang apa yang kita harapkan atau lebih buruk lagi, kita gagal memberi tahu mereka bahwa mereka tidak sesuai dengan harapan kita. Nilai trbesar dari penilaian sebagai alat komunikasi terletak pada kemampuannya untuk membantu kita menentukan di mana kita tidak berkomunikasi secara efektif.

TIP

Anda dapat menjamin efektivitas komunikasi antar penilaian kinerja dengan membuat pemicu komunikasi. Pemicu ini berupa deadline, kejadian atau hasil yang menyebabkan Anda dan karyawan Anda bersama-sama mengevaluasi kinerja dan menetapkan sasaran baru. Pemicu komunikasi ini memberikan semacam jaring pengaman untuk menjamin baik Anda maupun karyawan Anda tidak akan terkejut dalam penilaian kinerja berikutnya.

REKAP 30 DETIK

Penilaian kinerja memiliki kekuatan untuk membantu Anda :

Ø  Meningkatkan kinerja karyawan

Ø  Mengembangkan ketrampilan karyawan Anda untuk masa mendatang

Ø  Meningkatkan kepuasan karyawan

Ø  Membuat keputusan kompensasi yang baik

Ø  Meningkatkan komunikasi dengan karyawan Anda

s